Сколько стоят Ваши документы?

Итогом развития компьютерных технологий за последние два десятилетия стало значительное увеличение документооборота, который обрабатывается с помощью различных аппаратов. Это позволяет значительно сокращать время обработки различной информации. В связи с этим, значительно увеличился объем документов, как электронных, так и бумажных.

Не менее интересен тот факт, что с бурным ростом цифровых документов и цифровых технологий обработки документов также растет количество бумажных документов! Мы печатаем, копируем, сканируем. С каждым днем все больше и больше.

Но лишь немногие компании пытаются считать, во сколько им действительно обходятся их документы. Исследования показывают, что:

• в основном, учитываются затраты на копирование, но не на печать, создание, сканирование, распространение;
• объемы «откопированных» документов составляют лишь 20% от всего объема документов в офисе;
• традиционно используются от 3-х до 4-х различных типов устройств для работы с документами (копиры, принтеры, факсы, сканеры);
• отмечается недостаточное понимание полной стоимости документов и ее зависимости от инфраструктуры компании.

Зачастую бывает довольно трудно оценить все затраты компании. Как правило, заметны и очевидны только те расходы, которые подразумевают под собой какую-то определенную сумму. Гораздо сложнее оценить расходы, если они не выражены в денежном эквиваленте и представляют собой расходы, связанные, например, с потерей времени.

Как формируется стоимость документов:

• Стоимость подготовки документов к печати.
• Стоимость оборудования и его эксплуатации.
  • Цена оборудования, затраты на сервисное обслуживание в течение всего срока эксплуатации.
  • Стоимость расходных материалов.
  • Ресурсы расходных материалов, скорость и своевременность поставки.
• Стоимость материалов для печати.
  • Бумага, прозрачная пленка.
• Инфраструктура офиса.
  • Насколько удобно расположены офисные аппараты и сколько времени тратит сотрудник на перемещение от рабочего места до аппарата, как используется свободное пространство в офисе.
  • Сетевая инфраструктура.
  • Производительность компьютерной сети и компьютеров.
  • Производительность оборудования для тиражирования документов.

Большинство позиций включает производительность, так как это ключевой фактор, влияющий на время, которое затрачено на производство документа. Однако не менее важно и размещение техники, поскольку время, расходуемое на то, чтобы добраться до аппарата, может быть использовано более эффективно, например, на выполнение уникальной работы.

На основе этих параметров возможно измеряемое управление производительностью работы с документами.

• Сколько стоят Ваши документы?
• Вопросы и ответы
• Полезные советы
• Глоссарий